Pakketten toevoegen
Via de optie Pakketten:
- Log in op de Softwarecatalogus.
- Ga naar tabblad Pakketten
- Zoek via de zoekmachine op de naam van het pakket of gebruik een andere zoekterm. Vind je het pakket niet, dan kan het zijn dat deze niet is opgevoerd in de Softwarecatalogus. Ga dan naar het opvoeren van externe pakketten.
- Zie je het pakket staan, klik dan op de knop + achter de beschrijving van het pakket om het pakket toe te voegen aan je omgeving.
- Hierna opent een formulier waarin verschillende opties staan. Vul deze zo volledig mogelijk in.
- Pakketversie - selecteer de versie die in gebruik is. Veelal een versie nummer of productieversie wanneer het een Saas-oplossing is.
- Referentiecomponenten aangegeven door leverancier - selecteer de referentiecomponenten waarvoor het pakket in gebruik is.
- Toegevoegde referentiecomponenten - dit zijn de referentiecomponenten waarvoor u het pakket inzet, welke niet opgevoerd zijn door de leverancier.
- Onder het tabblad Technologie selecteer je de onderliggende technieken van het pakket. Veelal Saas of on-premise
- Klik daarna op Toevoegen om het pakket toe te voegen aan je Softwarecatalogus.
Via de optie Leveranciers:
- Log in op de Softwarecatalogus.
- Ga naar tabblad Leveranciers
- Zoek via de zoekmachine op de naam van het leverancier of gebruik een andere zoekterm. Vind je de leverancier niet, dan kan het zijn dat deze niet is opgevoerd in de Softwarecatalogus. Ga dan naar het opvoeren van externe pakketten.
- Klik op de naam van de leverancier.
- Onder het tabblad Pakketten staan alle door de leverancier opgevoerde pakketten. Open dit tabblad.
- Zoek het pakket op en heb je het gevonden, klik dan op de knop + achter de beschrijving van het pakket om het pakket toe te voegen aan je omgeving. Staat het pakket er niet bij ga dan naar het opvoeren van externe pakketten.
- Hierna opent een formulier waarin verschillende opties staan. Vul deze zo volledig mogelijk in.
- Pakketversie - selecteer de versie die in gebruik is. Veelal een versie nummer of productieversie wanneer het een Saas-oplossing is.
- Referentiecomponenten aangegeven door leverancier - selecteer de referentiecomponenten waarvoor het pakket in gebruik is.
- Toegevoegde referentiecomponenten - dit zijn de referentiecomponenten waarvoor u het pakket inzet, welke niet opgevoerd zijn door de leverancier.
- Onder het tabblad Technologie selecteer je de onderliggende technieken van het pakket. Veelal Saas of on-premise
- Klik daarna op Toevoegen om het pakket toe te voegen aan je Softwarecatalogus.
Via Mijn softwarecatalogus
- Kies “Voeg pakket toe”;
- Kies in de filterkolom links de eerste leverancier uit de inventarisatie;
NB: Helaas staan niet alle leveranciers in de Softwarecatalogus. Maar betreffende pakketten kunnen wel met de functie “Voeg extern pakket toe” in het applicatielandschap opgenomen worden. Advies is om deze leveranciers even te markeren in de inventarisatie en op te voeren na de leveranciers die wél in de Softwarecatalogus staan; - Na keuze van een leverancier verschijnt de lijst pakketnamen van die leverancier. Kies met de + toets het pakket dat opgevoerd moet worden.
NB: Pakketten die al in het applicatielandschap van de gemeente opgenomen zijn, zijn herkenbaar aan een rood sterretje naast de pakketnaam. - Kies de pakketversie (release) die in gebruik is.
NB1: De meeste leveranciers voeren pakketten die als SaaS (in de Cloud) draaien doorgaans op met een “productie”- en “ontwikkelversie”.
NB2: Indien een leverancier (nog) geen versie/release opgevoerd heeft kan hiervan melding gemaakt worden aan de leverancier met de knop “Meld aan leverancier”. Alternatief is dan om de versie niet in te vullen en de opvoer van referentiecomponenten te doen bij “Toegevoegde referentiecomponenten”.
NB3: Indien de pakketversie niet bekend is bij de initiële opvoer, kan die later toegevoegd worden. - Bij een klik in het venster onder “Referentiecomponenten” verschijnen de applicatieve functies die de leverancier heeft toegekend. Kies daarvan degene waarvoor de applicatie daadwerkelijk gebruikt wordt. Indien de applicatie (ook) gebruikt wordt voor een doel dat de leverancier niet aan gegeven heeft, dan kan dat ingevuld worden bij “Toegevoegde referentiecomponenten”.
- Vul onder Planning bij Status “in gebruik” in bij de initiële opbouw.
- Indien een leverancier zowel “SaaS” als “On premise” ondersteunt, kan je aangeven welke van deze twee varianten gebruikt wordt binnen de gemeente.
- Klik op Toevoegen en de applicatie(versie) wordt in het landschap opgenomen.
- Daarna keer je terug naar het scherm van de pakketten van de geselecteerde leverancier. Als die meer pakketten heeft en de gemeente heeft één of meer van deze pakketten in gebruik, kan vervolgd worden met de invoer van het volgende pakket op dezelfde wijze. De applicaties die reeds opgevoerd zijn in het landschap, hebben in de pakketlijst van de leverancier een sterretje gekregen zodat je weet waar je gebleven bent.
- Voor selectie van een andere leverancier waarvan pakketten opgevoerd gaan worden, klik dan het filter van de vorige leverancier uit, en kies de volgende leverancier.
- Indien je tussentijds het resultaat in het landschap wil bekijken, ga dan naar “Mijn Softwarecatalogus” via het inlogmenu, of via de Homepagina (klik op “GEMMA Softwarecatalogus” en daarna op de tegel “Mijn Softwarecatalogus”); kies dan weer het tabblad “Pakketten” en bekijk de lijst, en de kaart via “GEMMA landschap” en de knop “Toon kaart”.
- In de kop van de gemeentepagina staat boven het dashboard het aantal sterren dat “verdiend” is met de opvoer van gegevens. Hoe dit bepaald is wordt getoond als je met de muis op het aantal sterren gaat staan. Hoe je méér sterren (max. 5) kunt verdienen staat ernaast bij “Voortgang verbeteren”.
- Na de opvoer van de pakketten van leveranciers die in de Softwarecatalogus staan, kan men de zgn. “Externe pakketten opvoeren”. Het verschil is dat je zélf de leveranciers- en pakketnaam en versienummer moet opvoeren. Bij “Referentiecomponenten” kan er 1 of meer uit de gehele beschikbare GEMMA-lijst gekozen worden. De status opvoer is gelijk.
Voor samenwerkingsverbanden geldt bijna hetzelfde proces als hierboven met de volgende extra’s
Bij stap 3: indien je zowel de rol van gemeentebeheerder als samenwerkingsbeheerder hebt in je account, kies dan in het inlogmenu de rol van Samenwerkingsbeheerder.
Tussen bovengenoemde stap 9 en 10: kies bij “Organisaties” welke gemeenten in het samenwerkingsverband de betreffende applicatie (gaan) gebruiken. Met “Alles selecteren” worden alle gemeenten binnen het samenwerkingsverband ingevuld. Je kunt ze ook 1 voor 1 invullen.
Als een pakket in een samenwerking niet voor de uitvoering van taken voor één of meer aangesloten gemeenten gebruikt, maar voor interne processen binnen de samenwerking, zet dan géén gemeentenamen in het organisatieveld. Het pakket verschijnt dan ook alleen op de lijst en kaart van de samenwerking en niet bij de gemeenten. Denk bijvoorbeeld aan diverse bedrijfsvoeringsapplicaties.
Het is overigens ook niet de bedoeling dat een sectorale samenwerking (Omgevingsdienst, Belastingsamenwerking, Sociaal-Domein-samenwerking e.d.) allerlei front- en mid-office en bedrijfsvoerings-toepassingen opvoert bij de gemeenten. Dan zou de gemeente op zijn kaart en dashboard te veel pakketten gaan zien die voor het portfoliobeheer van de gemeente niet relevant zijn. De sectorale samenwerkingen hoeven alleen de taakspecifieke back-office-applicaties op te voeren.