SpaceNow Zaakgericht

SpaceNow is via de uitbreidingsmodule SpaceNow Zaakgericht koppelbaar met het gemeentelijke zaaksysteem. Documenten die binnen SpaceNow worden aangemaakt in het kader van accommodatieverhuur, zoals huurovereenkomsten, toewijzingsbesluiten, facturen, brieven en digitale formulieren, worden automatisch vastgelegd in het zaaksysteem. Daarbij worden alle relevante zaak- en dossiergegevens meegenomen, waaronder het zaaknummer, de verantwoordelijke medewerker, de zaakstatus en overige relevante data. De zaak wordt hiermee volledig en consistent opgebouwd binnen de gemeentelijke zaak- en verhuurdossiers. Na opslag in het zaaksysteem blijven de documenten raadpleegbaar vanuit de taakspecifieke applicatie (TSA): SpaceNow. Medewerkers kunnen documenten vanuit het bijbehorende dossier blijven inzien zonder het primaire werkproces te onderbreken, terwijl de formele archivering en dossiervorming plaatsvinden in het zaaksysteem. Dit ondersteunt een heldere scheiding tussen procesondersteuning en duurzame informatieopslag, zonder verlies van gebruiksgemak. Binnen de GEMMA‑referentiearchitectuur raakt deze functionaliteit meerdere bouwblokken. De procesafhandeling en dossiervorming sluiten aan op Procesondersteuning. De vastlegging van gegevens past binnen de Registratievoorziening. Het zaaksysteem vervult de rol van Zaak‑ en Documentmanagement, terwijl duurzame toegankelijkheid en bewaartermijnen worden geborgd binnen Informatiebeheer en Archivering, conform de Archiefwet. Door deze integratie ondersteunt SpaceNow zaakgericht werken op een wijze die aansluit bij gemeentelijke architectuurprincipes, bevordert het eenduidige dossiervorming en draagt het bij aan transparantie, rechtszekerheid, verantwoording en een consistente gemeentelijke informatiehuishouding op het gebied van accommodatieverhuur.