Eternis Zaakgericht

Eternis is koppelbaar met het gemeentelijke zaaksysteem. Documenten die binnen Eternis worden aangemaakt, zoals beschikkingen, grafakten, brieven en formulieren, worden automatisch weggeschreven naar het zaaksysteem. Daarbij worden alle relevante zaakgegevens meegenomen, waaronder het zaaknummer, de behandelaar, de zaakstatus en andere bijbehorende relevante data. De zaak wordt hiermee volledig en consistent opgebouwd binnen de gemeentelijke zaakdossiers. Na opslag in het zaaksysteem blijven de documenten raadpleegbaar vanuit de taak specifieke applicatie (TSA): de begraafplaatsadministratie. Medewerkers kunnen documenten vanuit het relevante dossier blijven inzien zonder het primaire werkproces te verlaten, terwijl de formele archivering en dossiervorming plaatsvinden in het zaaksysteem. Dit ondersteunt een heldere scheiding tussen procesondersteuning en duurzame informatieopslag, zonder verlies van gebruiksgemak. Binnen de GEMMA‑referentiearchitectuur raakt deze functionaliteit meerdere bouwblokken. De procesafhandeling en dossiervorming sluiten aan op Procesondersteuning. De vastlegging van gegevens past binnen de Registratievoorziening. Het zaaksysteem vervult de rol van Zaak‑ en Documentmanagement, terwijl duurzame toegankelijkheid en bewaartermijnen worden geborgd binnen Informatiebeheer en Archivering, conform de Archiefwet. Door deze integratie ondersteunt Eternis zaakgericht werken op een wijze die aansluit bij gemeentelijke architectuurprincipes, bevordert het eenduidige dossiervorming en draagt het bij aan rechtszekerheid, verantwoording en een consistente gemeentelijke informatiehuishouding.