IAM 2020 Online

Veel gemeentes werken op afspraak. Op deze manier biedt u aan uw klanten de meeste duidelijkheid als het gaat om de leveringen van diensten en wanneer die beschikbaar zijn. Met Internet Afspraken Manager heeft u de beschikking over een omgeving waarmee u afspraken en reserveringen en aanverwante producten kunt beheren. De software heeft aan de publieke zijde een widget die geïntegreerd wordt in de gemeentelijke website. Via een eenvoudig te doorlopen stappenplan, kan de klant een afspraak plannen voor een service/ product op een datum en tijdstip die hem het beste uitkomt. Na bevestiging van de afspraak ontvangt de klant een e-mail met daarin de afspraakgegevens. Het is mogelijk daarbij een check-in code te verstrekken. Voor afspraken is in te stellen of de klant herinneringen ontvangt en op welke momenten. In de bevestiging ontvangt de klant een link waarmee hij de afspraak kan annuleren of wijzigen. In de back end staat een werkomgeving tot uw beschikking waarin u alle afspraken kunt beheren. Afspraken zijn doorgaans gekoppeld aan services of producten. Aan elk product kunt u voorwaarden meegeven, of dat nu gaat om: duur, beschikbaarheid (openingstijden), documenten, locaties, vestigingen, medewerkers. Wanneer u de klant extra informatie wil meegeven of voor een bepaalde service een formulier wil laten invullen, dan kunt u dat volledig geautomatiseerd laten toezenden door de software. Voor iedere medewerker (die een dienst verleent) kunt u een gebruiker aanmaken. Per gebruiker zijn de rollen, rechten en profielen in te stellen. Een profiel bestaat uit een selectie van services. Een medewerker kan het profiel kiezen waarmee hij gaat werken. Met de agendafunctie worden de beschikbare tijdseenheden berekend voor de te leveren diensten. Per medewerker/ rol zijn bepaalde functies af te schermen. Vertrouwelijke informatie is op die manier niet voor iedere medewerker zichtbaar. De software beschikt over een dashboard dat te configureren is. Voor medewerkers kan daarop bijvoorbeeld de dagelijkse planning getoond worden (overzicht van afspraken - en die direct raadplegen). Voor een teamleider/ manager zijn totaaloverzichten vaak veel belangrijker. Via de query manager kunt u verschillende management-informatie ophalen om daar vervolgens analyses mee te maken, trends te ontdekken. De software is te configureren met een audit trail.