Instructie migratie GEMMA 2 voor gemeenten en samenwerkingsverbanden

Inleiding

Op 21-3-2017 is met de live-gang van release 6 de migratie van GEMMA 1 naar GEMMA 2 in de Softwarecatalogus gestart. In het artikel Softwarecatalogus dankzij GEMMA 2 rijker aan informatie staat o.a. beschreven wat de voordelen zijn van GEMMA 2.

Deze instructie beschrijft hoe gemeenten en samenwerkingsverbanden hun pakketten in de Softwarecatalogus kunnen migreren naar GEMMA 2. Wij hebben leveranciers gevraagd om al hun pakketten te migreren naar GEMMA 2 vóór 5 april 2017 (Congres DA2020). Zo'n 100 leveranciers hebben inmiddels hun pakketten in de Softwarecatalogus “geplot” op de nieuwe GEMeentelijke Model Architectuur (GEMMA 2). Nu is het de beurt aan gemeenten en samenwerkingsverbanden hun pakketten te migreren naar GEMMA 2. Die kunnen dan optimaal gebruikmaken van de reeds gemigreerde pakketten door leveranciers. Leveranciers die voor 5 april hun pakketversies hadden gemigreerd naar GEMMA 2 in de Softwarecatalogus, hebben een eervolle vermelding gekregen op het Congres DA2020.

Belangrijk vooraf:

  1. GEMMA1-pakketten kunnen NIET meer gewijzigd worden. Pakket(ten) moet(en) eerst gemigreerd worden naar GEMMA2 dan kunnen ze weer gewijzigd worden.
  2. Het migreren beperkt zich tot het aanpassen van de referentiecomponenten.
  3. In het migratieproces worden gemeenten en samenwerkingsverbanden (net als de leveranciers) ondersteund met een advies. De zogenaamde “was-wordt suggesties”, zie: Van GEMMA 1 naar GEMMA 2.  Verder hebben alle referentiecomponenten volgens de GEMMA 2 naamgevingsconventie een nieuwe naam gekregen. Referentiecomponenten kunnen zijn:
    1. Samengevoegd;
    2. Gesplitst;
    3. Vervallen (bijv. verdwenen gemeentelijke taken, van binnengemeentelijk naar buitengemeentelijk).
  4. Referentiecomponenten kunnen bij de leveranciersgegevens al verder gedetailleerd worden in applicatiefuncties en subfuncties. Deze detaillering maakt meer inzichtelijk wat de functionaliteit van het portfolio van de leverancier wel en niet bevat. Het door gemeenten en samenwerkingsverbanden kunnen invullen van welke applicatiefuncties zij daarvan gebruiken wordt later als functionaliteit toegevoegd.
  5. GEMMA 1 en 2 gegevens worden zo min mogelijk vermengd om verwarring te voorkomen. Er zijn aparte platen en aparte tabbladen. Er is daarop 1 uitzondering gemaakt:
    Via de dashboardtegel compliant pakketversies worden ook GEMMA1-pakketversies in de compliancy-monitor getoond; argument: compliancy geldt nog steeds ook voor GEMMA1-pakketversies.
  6. Het te raadplegen pakketdetailscherm van leveranciers is nu opgesplitst in 3 tabbladen: standaarden, functionaliteit, en technologie. Dit biedt een beter overzicht.
  7. Beleidsthema’s zijn gewijzigd naar domeinen en bedrijfsfuncties; hierop kan gefilterd worden.
  8. Front/mid- en backoffice zijn gewijzigd naar klant, gemeente, en keten; hierop kan gefilterd worden.
  9. Er zijn nieuwe platen van domeinarchitecturen zowel op applicatie- als bedijfsfunctieniveau; deze kunnen gekozen worden om het applicatielandschap op te plotten.
  10. Het raadplegen van Referentiecomponenten en Standaarden is naar GEMMAOnline verplaatst; (daar wordt op één bronlocatie de architectuur beheerd door KING).
  11. Standaarden zijn op GEMMAOnline op “hoofdniveau” aan referentiecomponenten gekoppeld; bij de pakketversies blijft het aangeven van ondersteuning en compliancy op standaard-versieniveau.
  12. Het effect van nog niet door leveranciers gemigreerde pakketten is dat alle referentiecomponenten dan in de categorie "Toegevoegd" terecht komen. Dat is overigens alleen zichtbaar in je het invul/wijzigingsformulier bij de gemeente of samenwerking. Pas als de leveranciers migreren, schuiven die referentiecomponenten (automatisch!) naar het veld "Referentiecomponenten aangegeven door leverancier".

Wat is de status van de uitwerking van GEMMA2

De applicatiefuncties van de domeinen Generieke Informatiestructuur, Sociaal Domein, Klant- en keteninteractie, en de Vergunningen- en BOR-onderdelen van het Ruimtelijke Domein zijn goed uitgewerkt. Aan de verdere uitwerking van de domeinen Publieksdiensten, Openbare Orde en Veiligheid, Bedrijfsvoering, en de overige onderdelen van het Ruimtelijke Domein, wordt nog gewerkt.

Wat moet je als gemeente of samenwerking doen om naar GEMMA2 te migreren

Verwerken wijzigingen in referentiecomponenten

Op de homepagina na inloggen is een extra tabblad zichtbaar: “Te migreren pakketversies”.
De eerste maal dat het tabblad geopend wordt, (maar ook na elke uitlog) wordt de vraag gesteld of je klaar bent voor migratie.

\Users\backe_m\AppData\Local\Temp\msoh

Je kunt dan evt. nog een export en/of een plot maken van de situatie van vóór de migratie. Deze plot kan je gebruiken als naslag van de situatie voor de migratie.

Als je accepteert, kom je in het migratiescherm. Daarop staan de (nog) te migreren pakketversies.

De migratie hoeft niet in één keer volledig uitgevoerd te worden, maar kan later vervolgd worden.

\Users\backe_m\AppData\Local\Temp\msoh

Op het migratiescherm kun je ook tijdens het migratieproces een plot maken (zie 1 in het schermplaatje hierboven).

In het migratiescherm zijn de pakketten op pakketnaam gesorteerd. Voor gemeenten cq samenwerkingsverbanden die het beheer verdeeld hebben over meerdere personen is dit even een aandachtspunt. Voor alle pakketten worden was-wordt suggesties gegeven. Voor referentie-componenten die niet meer in GEMMA2 terugkomen wordt de verzamelcomponent als suggestie gegeven. Deze kun je alsnog aanpassen of verwijderen. NB: er moet minstens 1 referentiecomponent overblijven.

Met de “Suggestie aanpassen”-knop kunnen in de listbox referentiecomponenten verwijderd of toegevoegd worden (zie 2 in het schermplaatje hierboven).

Na aanpassing (of direct indien het overall beeld per pakketversie klopt met de suggestie), kan met de “Opslaan”-knop (zie 3 in het schermplaatje hierboven) de suggestie overgenomen worden. Na opslaan is zichtbaar naar welk aantal referentiecomponenten de pakketversie gemigreerd is. De overige (reguliere) attributen zoals status en statusdatum kunnen nu het GEMMA2-tabblad gewijzigd worden.

Met de “Alles-opslaan”-knop (zie 4 in het schermplaatje hierboven) worden alle pakketversies van de getoonde pagina in 1 keer verwerkt conform de suggesties.

Belangrijk tijdens de migratie:

  1. Het verwerken van met name “Alles opslaan” kost even tijd!
  2. Tijdens deze migratie van pakketten, wordt het scherm uitgegrijsd; er kan dan niets ingegeven worden, maar je ziet wel het verloop van de migratie per pakketversie.
  3. “Alles opslaan” betekent NIET dat in één keer alle pakketten verwerkt worden; het gaat per pagina (scherm).
  4. Bij een klik onderaan het scherm op een "volgende pagina", wordt de situatie getoond waarbij reeds verwerkte regels van de vorige pagina naar het GEMMA2 tabblad verhuisd zijn. Dit betekent dat er nog restant pakketregels (kunnen) zijn die alsnog verwerkt moeten worden. M.a.w. als je alles per pagina verwerkt hebt, dan kunnen er nog steeds te migreren pakketten zijn en moet je alsnog die restant pagina’s verwerken. Je kunt ook na verwerking van één pagina op F5 drukken, dan zie je de volgende te migreren pakketversies op dezelfde pagina verschijnen. Let dus op dat de migratie voor alle pagina’s uitgevoerd is; zie de paginanummering onderaan.
  5. Als de tabbladen “Pakketten GEMMA 1” en “Te migreren pakketversies” leeg zijn, dan worden die niet meer getoond en zijn alle pakketversies gemigreerd.
  6. Dit geldt alleen voor gemeenten: Als tabblad “Te migreren pakketversies” niet meer getoond wordt, maar tabblad “Pakketten GEMMA 1” nog wel, dan staan daarop pakketten van een samenwerkingsverband dat nog moet migreren.
  7. GEMMA1-pakketversies die uitgefaseerd zijn, hoeven in principe niet gemigreerd te worden: die kunnen gewoon verwijderd worden via het tabblad GEMMA1.

Overige bijzonderheden na migratie:

  1. Op het wijzigings-/toevoeg-formulier van GEMMA2-pakketversies worden referentiecomponenten bij “Toegevoegd” getoond als de leverancier de betreffende pakketversie nog niet gemigreerd heeft naar GEMMA2.
  2. Via het GEMMA2-tabblad kunnen alleen maar nieuwe pakketten toegevoegd worden die door leveranciers al gemigreerd zijn naar GEMMA2; van bestaande pakketten die de gemeente of samenwerking al gemigreerd heeft, kan wél een kopie naar een nieuwe pakketversie gemaakt worden ook al heeft de leverancier die nog niet gemigreerd.
  3. Is het pakket wel aanwezig, maar mis je een pakketversie, controleer dan eerst het volgende: 
    In sommige gevallen is de migratie door leveranciers gedeeltelijk uitgevoerd omdat zij bijvoorbeeld hun pakketversies met status “einde ondersteuning” niet migreren om te voorkomen dat gemeenten of samenwerkingen die nog opvoeren in hun applicatielandschap.
    Mocht je als gemeente of samenwerking nog pakketversies in je landschap hebben die niet meer door de leverancier onderhouden worden, dan verzoeken wij je dringend om deze te “upgraden”. Dat kan eenvoudig met het kopieknopje aan het einde van de pakketversieregel. Referentiecomponenten en koppelingen worden dan meegenomen naar de nieuwe versie die je kiest.
    Daarna dient de oude versie uit het landschap verwijderd te worden. Leveranciers kunnen namelijk niet eerder hun oude versies verwijderen dan dat de gemeenten en samenwerkingsverbanden die versies uit hun applicatielandschap verwijderd hebben. Verwijder dus ook dergelijke pakketversies die je de status “uitgefaseerd” gegeven hebt.
    Mis je echter een pakketversie van een leverancier die volgens jou gewoon actueel is, kies dan in het pakketversie-toevoegen scherm de knop: Meld aan leverancier.
  4. De teller in het tabblad GEMMA2 wordt niet direct aangepast na Opslaan van Te migreren pakketten. Maar bij openen tabblad GEMMA2 verschijnt wel de juiste teller.
  5. Als alles gemigreerd is, verdwijnen de tabbladen GEMMA1 en Te migreren.
  6. Er is 1 bijzondere situatie: als er geen referentiecomponent in GEMMA1 toegevoegd was aan een pakketversie, dan kan die wel via het GEMMA2-tabblad toegevoegd worden. In het tabblad “Te migreren” blijft wel even een foutmelding “hangen” dat er een referentiecomponent toegevoegd moet worden ondanks dat dat dus al gebeurd is. Nadat alle migratieschermen doorlopen zijn en alle pakketten gemigreerd zijn, verdwijnt deze melding tegelijk met het verdwijnen van het gehele tabblad “Te migreren”.
  7. Toevoegen van nieuwe koppelingen kan alleen van GEMMA2-pakketten.
  8. Dashboard-tegels bevatten nog getallen o.b.v. GEMMA1-pakketten, maar na keuze van een tegel worden die pakketversies niet meer getoond. Na migratie worden de gegevens wél zichtbaar o.b.v. GEMMA2.
  9. Leveranciers kunnen vanaf nu per referentiecomponent gedetailleerder de functionaliteit van hun pakketten aangeven. Dat is zichtbaar in het tabblad "Functionaliteit" in het detailscherm van een pakketversie. Voor gemeenten en samenwerkingen komt deze functionaliteit later beschikbaar.

Voor vragen of opmerkingen: mail naar softwarecatalogus@kinggemeenten.nl . Je ontvangt dan zo snel mogelijk een reactie, eventueel met verwachte oplostijd.

Heel veel succes met de migratie!

Achtergrondinformatie

Waarom GEMMA2?
Voor achtergrondinfo daarover, zie http://gemmaonline.nl/index.php/GEMMA_Architectuur 

Welke architectuurprincipes hanteert GEMMA2?
Zie http://gemmaonline.nl/index.php/Inleiding_GEMMA_Architectuurprincipes

Wat is nieuw in GEMMA2?
Zie http://gemmaonline.nl/index.php/Cocreatie